CRM og GDPR: dette må norske bedrifter vite
Et CRM er fullt av personopplysninger. Her er de viktigste GDPR-reglene for kunderegisteret ditt, forklart på vanlig norsk, med en sjekkliste du kan bruke i dag.
4 min
Kunderegister
Kunderegister: fra spredte Excel-ark til én felles kundedatabase
Mange bedrifter har kundelisten i Excel, i Outlook og i telefonen til hver ansatt. Her er hvordan du samler alt i ett digitalt kunderegister som hele teamet kan bruke — og hva du bør tenke på med personvern.
- Import fra Excel og CSV
- Søk på fornavn, etternavn og firma
- Gratis opptil 500 kontakter
Kort fortalt
Et kunderegister (kundedatabase) er en felles oversikt over bedriftene og personene dere har kontakt med. I Webspesialisten CRM importerer du eksisterende lister fra Excel/CSV, beriker bedrifter med data fra Brønnøysund, og finner hvem som helst med søk på fornavn, etternavn eller firma — eller med A–Å-linjen. Registeret er gratis opptil 500 kontakter.
Oppdatert
- Innhold
- Bedrifter, kontaktpersoner, historikk
- Import
- Excel/CSV, semikolon, Windows-1252
- Søk
- Fornavn, etternavn, firma, fritekst og A–Å
- Eksport
- CSV/Excel og vCard
- Personvern
- Samtykke, innsynsrapport, sletting
- Gratis
- Opptil 500 kontakter, 1 bruker
Utgangspunkt
Kunderegister i Excel — hvorfor det slutter å fungere
Et regneark er et fint sted å starte. Problemene kommer når flere skal bruke det samtidig: noen jobber i en kopi, noen sorterer bare én kolonne, og ingen vet hvilken versjon som er riktig. Historikken — hvem som snakket med kunden, og om hva — får heller ikke plass i en rad.
Et kunderegister i et CRM løser dette ved at alle jobber i samme database, med hver bedrift og person som eget kort. Endringer lagres med én gang, og tidslinjen viser samtaler, e-poster, møter, tilbud og saker.
Det betyr ikke at Excel forsvinner. Du kan fortsatt eksportere registeret til Excel for analyser eller utsendelser, og importere nye lister når du får dem fra en messe eller et samarbeid.
Struktur
Hvilke felt bør et kunderegister ha?
| Felt | Bedrift | Kontaktperson |
|---|---|---|
| Identitet | Navn og organisasjonsnummer | Fornavn, etternavn, stilling og avdeling |
| Kontakt | Telefon, e-post, nettside | E-post, telefon og mobil |
| Adresse | Gateadresse, postnummer, poststed, kommune | Adresse ved behov |
| Klassifisering | Kategori (kunde, lead, prospekt, leverandør …), bransje, antall ansatte | Kategori, tagger og kilde |
| Ansvar | Kundeansvarlig | Kundeansvarlig |
| Personvern | — | Samtykke til markedsføring med tidspunkt og kilde |
| Historikk | Aktiviteter, salgsmuligheter, tilbud, kontrakter og saker | Samme, koblet til personen |
Bedriftsfeltene kan fylles ut automatisk fra Brønnøysund. Se CRM med Brønnøysund.
Import
Slik flytter du kunderegisteret fra Excel
Rydd kolonnene
Tidsbruk: 15–30 minutter
Ha én rad per person og egne kolonner for fornavn, etternavn, e-post, telefon og firmanavn. Org.nr. i egen kolonne gjør det lettere å koble riktige bedrifter.
Lagre som CSV eller last opp Excel-eksporten
Tidsbruk: 2 minutter
Veiviseren leser både semikolon og komma, og gamle Windows-filer med æøå (Windows-1252).
Koble kolonner til felt
Tidsbruk: 5 minutter
Velg hvilken kolonne som er hvilket felt, og se en forhåndsvisning før noe lagres.
Importer og kontroller
Tidsbruk: 10 minutter
Sjekk et utvalg kontakter, og bruk A–Å-linjen og søket for å finne dubletter.
Registrer samtykke riktig
Tidsbruk: Etter behov
Merk bare kontakter som faktisk har samtykket til markedsføring — ellers blir de ikke med i kampanjer.
Typisk 30–60 minutter for noen hundre kontakter
Finn raskt
Finn hvem som helst på sekunder
Kontaktlisten har egne søkefelt for fornavn, etternavn og firma, pluss fritekst for e-post og telefon. A–Å-linjen hopper rett til riktig bokstav, og filtre for kategori, ansvarlig og tagg snevrer inn listen.
Øverst i hele CRM-et finner du et globalt søk på tvers av kontakter, bedrifter, salgsmuligheter og tilbud.
- Søk på fornavn, etternavn og firma hver for seg
- A–Å med Æ, Ø og Å
- Filtre på kategori, ansvarlig og tagg
- Globalt søk i toppmenyen
Personvern
Kunderegister og GDPR: det viktigste
Dette hjelper CRM-et med
- Samtykke per kontakt med tidspunkt og kilde
- Innsynsrapport med alt dere har lagret om en person
- Eksport og sletting av kontakter
- Roller og tilgangsstyring
- Data lagret i Norge og databehandleravtale
Dette må dere selv gjøre
- Ha et behandlingsgrunnlag for registeret
- Informere om behandlingen i personvernerklæringen
- Slette kontakter dere ikke lenger trenger
- Innhente samtykke før markedsføring der loven krever det
Kunderegister
Ofte stilte spørsmål
Hva er forskjellen på kunderegister og kundedatabase?
I praksis ingen. Begge betyr en strukturert oversikt over kunder og kontaktpersoner. I et CRM er registeret koblet til aktiviteter, salg og tilbud.
Kan jeg importere kunderegisteret fra Excel?
Ja. Importveiviseren tar Excel-eksport i CSV-format med semikolon eller komma, og leser både UTF-8 og eldre Windows-filer med æøå.
Hvor mange kontakter kan registeret ha?
Gratisplanen har plass til 500 kontakter, Team 10 000, og Profesjonell og Bedrift har ubegrenset antall.
Kan jeg eksportere registeret igjen?
Ja. Kontakter og bedrifter kan eksporteres til CSV som åpnes i Excel, og enkeltkontakter som vCard.
Hvordan håndterer jeg innsynsbegjæringer?
Fra kontaktkortet kan du laste ned en innsynsrapport med alt dere har lagret om personen: kontaktdata, aktiviteter, e-post, salgsmuligheter og tilbud.
Kan flere jobbe i registeret samtidig?
Ja. Alle brukere jobber i samme database, og endringer er synlige for kollegaene med én gang.
Les videre på bloggen
Alle artikler
Medlemsregister og sponsoravtaler: CRM for foreninger
Foreninger og organisasjoner har mange relasjoner og lite tid. Slik samler du medlemmer, sponsorer og samarbeidspartnere i ett ryddig register, med personvernet i orden.
3 min
Hva er et CRM-system? En praktisk guide for norske bedrifter
CRM betyr kunderelasjonshåndtering, men i praksis handler det om én ting: at ingen kunde, avtale eller oppfølging faller mellom stolene. Her er hva et CRM gjør, og hvordan du vet om du trenger det.
4 min
Les mer
Relaterte sider
Samle kundelisten i dag
Importer Excel-arket og få et felles kunderegister med søk, A–Å og Brønnøysund. Gratis opptil 500 kontakter.